Administrer l’organisation et l’équipe

Choisir l’organisation active

Une organisation est votre espace de travail : propositions, clients, modèles, base de connaissances, marque, membres, abonnement et crédits Cuevr lui appartiennent. Une même personne peut appartenir à plusieurs organisations, avec un rôle propre à chacune ; un accès ou un rôle dans l’une ne s’applique pas à l’autre.

Pour changer d’espace, cliquez sur le nom de l’organisation en haut de la barre latérale (Changer d’organisation) : le menu liste vos organisations, vos Invitations en attente s’il y en a, et Créer une organisation. Choisissez une organisation : Cuevr l’ouvre sur l’accueil. L’écran Sélectionner une organisation regroupe la même liste (avec Active sur l’organisation courante), vos invitations à accepter et la création d’une organisation.

Si vous changez d’organisation dans un autre onglet, Cuevr n’enregistre rien dans le premier et vous demande de recharger la page.

Les réglages de l’organisation se trouvent dans Admin, en deux onglets : Organisation (abonnement, crédits Cuevr, partage des modèles, mode appel d’offres, intégrations, export des données, suppression) et Équipe (membres, invitations et demandes). Tout membre peut les consulter ; seuls le propriétaire et les admins les modifient.

Rejoindre son équipe

Quand vous vous inscrivez avec une adresse professionnelle, Cuevr vous montre d’abord les invitations qui vous attendent, puis les espaces déjà ouverts par votre entreprise (écran Votre équipe est déjà sur Cuevr).

1. Cliquez sur Demander à rejoindre … (suivi du nom de l’espace de votre équipe), ou sur Créer un autre espace si vous préférez le vôtre.
2. Cuevr affiche Demande envoyée !. Le propriétaire et les admins de l’espace sont prévenus par e-mail. Vous pouvez Annuler la demande tant qu’elle n’est pas traitée.
3. Dès que la demande est acceptée, vous recevez un e-mail de bienvenue et vous travaillez avec la base et la marque de votre équipe.

Côté équipe, le propriétaire et les admins traitent les demandes dans Admin › Équipe, carte Demandes en attente : Accepter ou Refuser, après confirmation. La confirmation d’Accepter montre l’effet sur les sièges, comme une invitation. Une personne refusée reçoit un e-mail qui l’invite à créer son propre espace.

Pour laisser entrer vos collègues sans validation, cochez la case « Les personnes avec une adresse @… peuvent rejoindre l’espace sans validation » (suivie de votre domaine). Chaque arrivée ajoute alors un siège à votre abonnement, facturé au prorata ; pendant l’essai, elle est gratuite. Le propriétaire et les admins reçoivent un e-mail à chaque arrivée. Une adresse personnelle (messagerie grand public) ne permet ni de trouver son équipe, ni d’ouvrir l’adhésion libre.

Une organisation en lecture seule n’accueille pas de nouveau membre : la personne lit « Cette organisation n’accueille pas de nouveau membre pour le moment : adressez-vous à son administrateur. ».

Inviter une personne

Pour inviter un collègue dans votre organisation :

1. Ouvrez Admin › Équipe en tant que propriétaire ou admin, puis Inviter un membre.
2. Renseignez l’Adresse e-mail et choisissez le Rôle : Admin (gère l’abonnement et les membres) ou Membre (crée et envoie des propositions).
3. Si votre abonnement est payant, vérifiez l’effet sur les sièges : Sièges facturés aujourd’hui, Après acceptation de cette invitation, nouveau prix et montant estimé au prorata. En formule mensuelle, ce montant s’ajoute à votre prochaine facture ; en formule annuelle, il est réglé le jour même. Si un siège déjà payé est libre, Cuevr vous l’indique : l’invitation ne coûte rien de plus.
4. Cliquez sur Envoyer l’invitation. Elle apparaît dans Invitations en attente avec sa date d’expiration.
5. Pour l’annuler, ouvrez son menu ⋯ et choisissez Révoquer l’invitation : le lien envoyé cesse de fonctionner.

La personne reçoit un e-mail, se connecte ou crée son compte avec l’adresse invitée, puis clique sur Rejoindre … (suivi du nom de l’organisation). Connectée avec une autre adresse, elle lit « Cette invitation est pour … Connectez-vous avec cette adresse pour la rejoindre. ».

Une invitation expire au bout de 7 jours ; un lien expiré affiche « Cette invitation a expiré : demandez à un administrateur de vous en envoyer une nouvelle. ». Le nombre de sièges change à l’acceptation, pas au simple envoi. Pendant l’essai, les arrivées sont gratuites.

Si le service de paiement refuse le siège d’un nouveau membre (par exemple à cause de vos informations de facturation), le propriétaire est prévenu par e-mail et par un bandeau dans Cuevr, avec une date limite. Cliquez sur Vérifier mes informations de facturation et corrigez-les avant cette date : sinon, l’accès du nouveau membre est retiré et son invitation expire. Vous pourrez l’inviter de nouveau une fois la facturation réglée.

Modifier un rôle ou retirer un membre

Dans Admin › Équipe, ouvrez le menu ⋯ d’un membre : Modifier le rôle (entre Admin et Membre) ou Retirer de l’organisation. Ces gestes sont réservés au propriétaire et aux admins ; ils ne s’appliquent ni à vous-même ni au propriétaire. L’organisation garde un propriétaire unique : ce rôle ne se transmet pas. Repasser un admin en membre révoque les clés d’API qu’il a créées ; tout changement de rôle retire aussi ses accès de collaborateur aux propositions.

Quand vous retirez un membre, il perd l’accès à l’organisation tout de suite. Ses propositions et ses modèles passent au propriétaire et restent dans l’organisation. Avec un abonnement payant, son siège reste réglé jusqu’à la prochaine échéance : vous pouvez inviter quelqu’un d’autre d’ici là sans surcoût, et votre abonnement passe au nouveau nombre de sièges au renouvellement.

Ne confondez pas l’appartenance à l’organisation et l’accès de collaborateur à une seule proposition : retirer un collaborateur dans Collaborer ne touche ni son rôle ni son siège.

Collaborer sur une proposition

Chaque proposition a un responsable. Un membre voit ses propres propositions et celles où il a été ajouté ; le propriétaire et les admins voient toutes les propositions de l’organisation.

Dans une proposition, cliquez sur Collaborer (sur téléphone, dans le menu ⋯). Le panneau montre qui travaille sur la proposition : le Responsable, puis chaque Collaborateur, avec ce qu’il fait en ce moment (Consulte, Modifie la qualification, Modifie le plan, Modifie la couverture…).

• Pour ajouter un collègue, cherchez-le sous Ajouter un collègue puis cliquez sur Ajouter. Pour lui retirer l’accès, cliquez sur Retirer à côté de son nom.
• Ajoutent et retirent des collègues : le responsable de la proposition, le propriétaire et les admins. Les autres voient la liste et lisent « Seul le responsable de la proposition peut ajouter des collègues. ».
• Seuls les membres peuvent être ajoutés : le propriétaire et les admins ont déjà accès à tout. Si personne d’autre n’est dans votre espace, Inviter un collègue vous mène à Admin › Équipe.

Être présent dans une proposition ne donne pas le droit de la publier. Deux personnes peuvent modifier deux sections différentes en même temps. L’écriture simultanée lettre par lettre n’est pas proposée : le texte d’un collègue apparaît dès qu’il marque une pause, en quelques secondes.

Voir où écrivent vos collègues

Quand un collègue écrit, une pastille avec sa photo ou ses initiales le montre à l’endroit même :

• au-dessus d’une section de la page : « … modifie cette section » ; sur la couverture : « … modifie la couverture » ;
• sur une section du plan co-construit : « … modifie cette section » ;
• sur une exigence d’appel d’offres : « … modifie cette exigence » ;
• en haut de la qualification : « … modifie la qualification ».

Si plusieurs collègues écrivent au même endroit, leurs pastilles s’empilent. Le panneau Collaborer nomme aussi la section modifiée (par exemple Modifie « Solution »). Aucune pastille n’apparaît pour vous-même, pour un collègue qui ne fait que lire, en aperçu, sur la page publiée ni dans le PDF.

Conflit de version et accès retiré

Cuevr n’écrase jamais un travail plus récent : la qualification, chaque section, le plan, la couverture, les exigences d’appel d’offres, les éléments de réponse et la publication sont protégés. Si vous modifiez une version qui a changé ailleurs (un autre onglet ou un collègue), Cuevr arrête l’enregistrement de ce passage et affiche un bandeau orange, par exemple « La proposition a été modifiée ailleurs (un autre onglet ou un collègue). Vos dernières modifications ne sont plus enregistrées. ».

1. Cliquez sur Copier mes modifications (ou Copier mes notes pour la qualification) pour garder votre texte.
2. Cliquez sur Reprendre la version à jour, puis confirmez avec Reprendre : Cuevr charge la dernière version.
3. Recollez ce que vous voulez garder.

Les autres sections continuent de s’enregistrer pendant ce temps. Si le document entier a changé, Cuevr affiche « Le document a été mis à jour. Rechargez avant de poursuivre. » avec Recharger. Si un collègue supprime une section, Cuevr vous le dit et la retire de votre écran.

Votre texte non enregistré est gardé quelque temps sur votre appareil. L’écran Brouillons locaux apparaît s’il en existe : Exporter pour récupérer un brouillon, Abandonner pour l’effacer.

Si le responsable vous retire l’accès pendant que vous écrivez, Cuevr arrête l’enregistrement et affiche « Votre accès à cette proposition a été retiré. Vos brouillons locaux restent disponibles ci-dessous. ». Copiez ou exportez ce que vous voulez garder.

Consulter l’abonnement

Dans Admin › Organisation, la carte Abonnement présente la formule, les sièges, le prix par siège, le prix total, la période en cours, la prochaine facturation, les crédits Cuevr utilisés sur ceux inclus, et la dernière facture avec Télécharger la facture. Le bouton Gérer mon abonnement ouvre le portail de paiement, où se font les opérations sur l’abonnement (moyen de paiement, informations de facturation, résiliation). Un membre voit les sièges et lit « Seul le responsable de votre espace peut gérer l’abonnement. ».

Pendant l’essai, ou pour choisir une formule, la page d’abonnement s’ouvre depuis les bandeaux (Choisir mon offre, Choisir ma formule) : formule annuelle ou mensuelle, prix hors taxes par utilisateur et par mois, bouton Choisir. Payer pendant l’essai garde les jours d’essai restants.

Un essai sans carte n’a ni portail ni résiliation : aucun moyen de paiement n’est enregistré. Les limites de création et d’envoi de l’essai sont distinctes des crédits Cuevr.

Si l’abonnement est résilié, la barre latérale affiche « Abonnement annulé : se terminera le … » ; Gérer mon abonnement permet de le renouveler. Si un paiement échoue, un bandeau vous le signale : vous gardez accès à toutes les fonctions pendant les relances ; cliquez sur Mettre à jour ma carte.

Lecture seule après l’essai ou l’abonnement

À la fin de l’essai sans abonnement, ou à la fin d’un abonnement payé, Cuevr passe en lecture seule. Un bandeau orange l’indique en haut de chaque page : « Lecture seule : vos propositions et leur suivi restent visibles, et vos clients les ouvrent toujours. ».

Ce qui reste possible : consulter vos propositions, leur suivi, votre base et votre marque ; vos clients ouvrent et signent toujours les liens envoyés ; emporter vos données (Emporter mes données) ; retirer un membre ou une invitation ; modifier votre profil ; supprimer l’organisation ; choisir une formule.

Ce qui est fermé : créer ou modifier des propositions, des modèles ou la base, lancer les fonctions Cuevr, modifier la marque, inviter ou accueillir de nouveaux membres. Les boutons concernés sont grisés et disent pourquoi ; une tentative ouvre la fenêtre Cuevr est en lecture seule.

Après la fin d’un abonnement payé, le bandeau et la page d’abonnement affichent aussi la date à laquelle l’espace sera supprimé, preuves de signature comprises ; le propriétaire et les admins sont prévenus par e-mail avant cette date. D’ici là, le propriétaire ou un admin peut cliquer sur Emporter mes données pour préparer une archive, ou sur Choisir ma formule pour se réabonner : un réabonnement annule la suppression. Vos factures sont conservées.

Un membre lit « Pour les modifier, le responsable de votre espace peut réactiver l’abonnement. ».

Comprendre et suivre ses crédits Cuevr

Les fonctions Cuevr (rédaction, analyse, lecture de documents) se paient en crédits Cuevr. Un crédit ne correspond pas à un nombre fixe de propositions : la dépense dépend de la quantité de contenu que Cuevr lit et rédige. La modification de vos documents à la main et la signature ne sont jamais comptées. Les crédits sont mutualisés au niveau de l’organisation.

1. Ouvrez la carte Crédits Cuevr, dans Admin › Organisation ou sur la page d’abonnement.
2. Lisez les Crédits Cuevr restants pour l’organisation sur le plafond de la période, et la date de recharge (Prochaine recharge le …). Pendant l’essai, la carte indique Pour tout l’essai, sans recharge.
3. Le propriétaire et les admins voient aussi la Consommation par membre, période en cours, en deux colonnes : Utilisés et En cours. Ce tableau aide à comprendre la consommation de l’équipe ; il n’y a pas de quota individuel.
4. Le solde affiché tient compte des opérations en cours.

Allocation. L’offre comprend 1 500 crédits Cuevr par utilisateur et par mois, partagés dans l’organisation. Consultez le plafond affiché pour votre organisation. Les crédits se rechargent chaque mois, y compris avec un abonnement annuel ; les crédits non utilisés ne sont pas reportés. Pendant l’essai, l’organisation dispose de crédits pour toute la durée de l’essai, sans recharge. Les limites de création et d’envoi de l’essai sont distinctes des crédits Cuevr.

Comprendre les alertes et le blocage des crédits

Quand les crédits sont épuisés, le bouton Voir mes crédits remplace Réessayer et vous mène au solde et à la date de recharge. L’éditeur, les modèles et la signature restent utilisables. Une opération peut être refusée si le solde restant est insuffisant pour la mener à bien. Évitez de relancer plusieurs opérations en parallèle.

Ce qui consomme plus vite des crédits Cuevr

Les opérations qui font lire ou rédiger beaucoup de contenu consomment davantage de crédits : faire rédiger une proposition complète, importer de longs documents ou un dossier d’appel d’offres, analyser ou ré-analyser, créer depuis un modèle qui contient des consignes à remplir. Pour économiser vos crédits : corrigez le plan avant de lancer la rédaction, regroupez vos corrections avant de ré-analyser, réutilisez les contenus fixes de vos modèles.

Gestes qui ne consomment pas de crédits : écrire, corriger et mettre en forme vous-même ; déplacer vous-même une partie ; choisir un composant fixe sans consigne à remplir ; appliquer avec Accepter une suggestion déjà proposée ; appliquer Déplacer sur une recommandation disponible ; confirmer une valeur ou répondre à une question du plan, sans demander de nouvelle rédaction ensuite ; signer. L’analyse qui a produit une recommandation, et une ré-analyse ultérieure, consomment des crédits.

Exemple. Si une suggestion est presque juste, retouchez son champ puis cliquez sur Accepter. Relancer une génération ou une analyse pour obtenir la même correction consomme de nouveau des crédits.

Exporter les données de l’organisation

1. Ouvrez Admin › Organisation, carte Emporter mes données, avec un rôle de propriétaire ou d’admin.
2. Cliquez sur Préparer mon archive. Vous pouvez quitter la page : la préparation continue. Une seule archive se prépare à la fois par organisation.
3. Quand elle est prête, cliquez sur Télécharger.

Contenu : une archive .zip avec la base de connaissances en texte, l’index de toutes vos propositions (nom, client, statut, dates), les exigences validées de vos appels d’offres, vos éléments de réponse et chaque preuve de signature (fichier JSON et PDF signé). Les modèles et les pages complètes des propositions n’y sont pas : l’archive n’est pas une sauvegarde restaurable de toute l’organisation. Les noms de dossiers suivent la langue de votre interface.

L’archive est conservée 7 jours ; le lien de téléchargement est valable 15 minutes (chaque clic sur Télécharger en crée un nouveau). L’export reste disponible quand l’organisation est en lecture seule.

Supprimer une organisation

La suppression se fait dans Admin › Organisation, Zone dangereuse, Supprimer l’organisation. Elle est réservée au propriétaire et impossible tant qu’un abonnement est actif ou qu’un essai avec carte est en cours : résiliez d’abord l’abonnement.

1. Lisez l’avertissement : la suppression est définitive.
2. Si l’organisation a des propositions signées, l’étape Emportez vos preuves les liste avec leur dossier signé en PDF et vous propose de préparer l’archive. Cliquez ensuite sur J’ai mes preuves, continuer.
3. Saisissez le nom de l’organisation, puis cliquez sur Supprimer définitivement.

Toutes les propositions, modèles, bases de connaissances, fichiers et dossiers de preuve de l’organisation sont supprimés. Votre session sur cette organisation se ferme.

Modifier son profil et sa langue

Ouvrez Informations personnelles depuis le menu de votre carte, en bas de la barre latérale. Vous pouvez modifier Prénom, Nom, Intitulé de poste, Numéro de téléphone, E-mail de contact et photo. Le téléphone est validé et normalisé au format international. La photo accepte PNG, JPEG, WebP, AVIF ou SVG, jusqu’à 5 Mo. Cliquez sur Enregistrer.

L’Email du compte, utilisé pour la connexion, est en lecture seule dans l’application ; son changement passe par le support. Il est distinct de l’e-mail de contact, affiché à vos prospects sur vos propositions.

Choisissez la langue de l’interface parmi français, anglais et espagnol, dans le même menu. Le choix est enregistré sur le compte et sert aussi aux e-mails de votre compte. La langue d’une proposition et celle d’un modèle sont des données distinctes : changer la langue de l’interface ne traduit pas leur contenu.

Gérer son mot de passe et ses sessions

Dans Sécurité, renseignez le Mot de passe actuel, le Nouveau mot de passe (au moins huit caractères) et sa confirmation, puis cliquez sur Mettre à jour le mot de passe. Vos autres appareils sont alors déconnectés. Fermer mes autres sessions ferme toutes vos connexions sauf celle que vous utilisez : utile après la perte d’un appareil ou sur un ordinateur partagé.

Si vous ne pouvez plus vous connecter, utilisez Mot de passe oublié ? sur l’écran de connexion, puis le lien reçu par e-mail. Se déconnecter se trouve dans le menu de votre carte.

Demander la suppression du compte

La carte Suppression du compte se trouve sur Informations personnelles et sur l’écran Sélectionner une organisation. Cliquez sur Demander la suppression, puis confirmez. La suppression est différée de 30 jours : pendant ce délai, il suffit de vous reconnecter pour l’annuler. La demande est impossible tant que vous êtes propriétaire d’une organisation avec un abonnement actif.

La suppression du compte et celle d’une organisation sont deux actions différentes. Vérifiez l’objet de la demande et les organisations concernées avant de confirmer.

Trouver de l’aide

Dans la section Aide de la barre latérale, ouvrez Premiers pas pour la liste de démarrage et les guides, ou Support pour contacter l’assistance. Sur la page Support, L’assistant répond tout de suite dans la bulle en bas à droite de l’écran ; pour un problème à examiner, Créer un ticket : l’équipe vous répond par e-mail.

Administrer depuis un téléphone

Admin reste utilisable sur un téléphone : membres, rôles, invitations, abonnement et crédits restent lisibles, et chaque menu ⋯ reste accessible. Sur téléphone, une proposition se lit ; sa rédaction se fait sur ordinateur. Collaborer se trouve alors dans le menu ⋯ de la proposition.