Administrar la organización y el equipo

Elegir la organización activa

Una organización es su espacio de trabajo: las propuestas, los clientes, las plantillas, la base de conocimientos, la marca, los miembros, la suscripción y los créditos Cuevr AI le pertenecen. Una misma persona puede pertenecer a varias organizaciones, con un rol propio en cada una; un acceso o un rol en una de ellas no se aplica a la otra.

Para cambiar de espacio, haga clic en el nombre de la organización en la parte superior de la barra lateral (Cambiar de Organización): el menú enumera sus organizaciones, sus Invitaciones Pendientes si las hay, y Crear Organización. Elija una organización: Cuevr la abre en la página de inicio. La pantalla Seleccionar una Organización reúne la misma lista (con Activa en la organización actual), sus invitaciones por aceptar y la creación de una organización.

Si cambia de organización en otra pestaña, Cuevr no guarda nada en la primera y le pide que recargue la página.

Los ajustes de la organización se encuentran en Administración, en dos pestañas: Organización (suscripción, créditos Cuevr AI, uso compartido de las plantillas, modo licitación, integraciones, exportación de datos, eliminación) y Equipo (miembros, invitaciones y solicitudes). Cualquier miembro puede consultarlas; solo el propietario y los administradores las modifican.

Unirse a su equipo

Cuando se registra con una dirección profesional, Cuevr le muestra primero las invitaciones que le esperan y después los espacios ya abiertos por su empresa (pantalla Tu equipo ya está en Cuevr).

1. Haga clic en Pedir unirse a … (seguido del nombre del espacio de su equipo), o en Crear otro espacio si prefiere el suyo.
2. Cuevr muestra ¡Solicitud enviada!. El propietario y los administradores del espacio reciben un aviso por correo. Puede Cancelar la solicitud mientras no se haya tramitado.
3. En cuanto se acepta la solicitud, recibe un correo de bienvenida y trabaja con la base y la marca de su equipo.

Por parte del equipo, el propietario y los administradores tramitan las solicitudes en Administración › Equipo, tarjeta Solicitudes pendientes: Aceptar o Rechazar, tras una confirmación. La confirmación de Aceptar muestra el efecto sobre los asientos, como una invitación. Una persona rechazada recibe un correo que la invita a crear su propio espacio.

Para dejar entrar a sus colegas sin validación, marque la casilla «Las personas con una dirección @… pueden unirse al espacio sin validación» (seguida de su dominio). Cada llegada añade entonces un asiento a su suscripción, facturado de forma prorrateada; durante la prueba, es gratuita. El propietario y los administradores reciben un correo en cada llegada. Una dirección personal (correo de uso general) no permite ni encontrar a su equipo ni abrir la adhesión libre.

Una organización en solo lectura no acoge a ningún miembro nuevo: la persona lee «Esta organización no admite nuevos miembros por el momento: dirígete a su administrador.».

Invitar a una persona

Para invitar a un compañero a su organización:

1. Abra Administración › Equipo como propietario o administrador y después Invitar Miembro.
2. Indique la Dirección de correo y elija el Rol: Admin (gestiona la suscripción y los miembros) o Miembro (crea y envía propuestas).
3. Si su suscripción es de pago, compruebe el efecto sobre los asientos: Asientos facturados hoy, Tras aceptar esta invitación, nuevo precio e importe estimado prorrateado. En el plan mensual, este importe se suma a su próxima factura; en el plan anual, se abona el mismo día. Si ya hay un asiento pagado libre, Cuevr se lo indica: la invitación no cuesta nada más.
4. Haga clic en Enviar Invitación. Aparece en Invitaciones Pendientes con su fecha de caducidad.
5. Para cancelarla, abra su menú ⋯ y elija Revocar la invitación: el enlace enviado deja de funcionar.

La persona recibe un correo, inicia sesión o crea su cuenta con la dirección invitada y después hace clic en Unirse a … (seguido del nombre de la organización). Si inicia sesión con otra dirección, lee «Esta invitación es para …. Inicia sesión con esta dirección para unirte.».

Una invitación caduca al cabo de 7 días; un enlace caducado muestra «Esta invitación ha caducado: pide a un administrador que te envíe una nueva.». El número de asientos cambia con la aceptación, no con el simple envío. Durante la prueba, las llegadas son gratuitas.

Si el servicio de pago rechaza el asiento de un nuevo miembro (por ejemplo, a causa de sus datos de facturación), el propietario recibe un aviso por correo y mediante un aviso en Cuevr, con una fecha límite. Haga clic en Revisar mis datos de facturación y corríjalos antes de esa fecha: de lo contrario, se retira el acceso del nuevo miembro y su invitación caduca. Podrá invitarlo de nuevo una vez resuelta la facturación.

Modificar un rol o retirar a un miembro

En Administración › Equipo, abra el menú ⋯ de un miembro: Editar Rol (entre Admin y Miembro) o Quitar de la organización. Estos gestos están reservados al propietario y a los administradores; no se aplican ni a usted mismo ni al propietario. La organización conserva un único propietario: este rol no se transmite. Pasar de nuevo a un administrador a miembro revoca las claves de API que haya creado; cualquier cambio de rol también retira sus accesos de colaborador a las propuestas.

Cuando retira a un miembro, pierde el acceso a la organización de inmediato. Sus propuestas y sus plantillas pasan al propietario y permanecen en la organización. Con una suscripción de pago, su asiento sigue pagado hasta el próximo vencimiento: puede invitar a otra persona hasta entonces sin coste adicional, y su suscripción pasa al nuevo número de asientos en la renovación.

No confunda la pertenencia a la organización con el acceso de colaborador a una sola propuesta: retirar a un colaborador en Colaborar no afecta ni a su rol ni a su asiento.

Colaborar en una propuesta

Cada propuesta tiene un responsable. Un miembro ve sus propias propuestas y aquellas a las que se le ha añadido; el propietario y los administradores ven todas las propuestas de la organización.

En una propuesta, haga clic en Colaborar (en el teléfono, en el menú ⋯). El panel muestra quién trabaja en la propuesta: el Responsable y después cada Colaborador, con lo que hace en ese momento (Consulta, Edita la cualificación, Edita el plan, Edita la portada…).

• Para añadir a un colega, búsquelo en Añadir un compañero y haga clic en Añadir. Para retirarle el acceso, haga clic en Quitar junto a su nombre.
• Añaden y retiran colegas: el responsable de la propuesta, el propietario y los administradores. Los demás ven la lista y leen «Solo el responsable de la propuesta puede añadir compañeros.».
• Solo se puede añadir a miembros: el propietario y los administradores ya tienen acceso a todo. Si no hay nadie más en su espacio, Invitar a un compañero le lleva a Administración › Equipo.

Estar presente en una propuesta no da derecho a publicarla. Dos personas pueden modificar dos secciones distintas al mismo tiempo. No se ofrece la escritura simultánea letra a letra: el texto de un colega aparece en cuanto hace una pausa, en unos segundos.

Ver dónde escriben sus colegas

Cuando un colega escribe, un distintivo con su foto o sus iniciales lo muestra en ese mismo lugar:

• encima de una sección de la página: «… edita esta sección»; en la portada: «… edita la portada»;
• en una sección del plan coconstruido: «… edita esta sección»;
• en un requisito de licitación: «… edita este requisito»;
• en la parte superior de la cualificación: «… edita la cualificación».

Si varios colegas escriben en el mismo lugar, sus distintivos se apilan. El panel Colaborar también nombra la sección modificada (por ejemplo Edita «Solution»). No aparece ningún distintivo para usted mismo, para un colega que solo lee, en la vista previa, en la página publicada ni en el PDF.

Conflicto de versión y acceso retirado

Cuevr nunca sobrescribe un trabajo más reciente: la cualificación, cada sección, el plan, la portada, los requisitos de licitación, los elementos de respuesta y la publicación están protegidos. Si modifica una versión que ha cambiado en otro lugar (otra pestaña o un colega), Cuevr detiene el guardado de ese pasaje y muestra un aviso naranja, por ejemplo «La propuesta se ha modificado en otro lugar (otra pestaña o un compañero). Tus últimos cambios ya no se guardan.».

1. Haga clic en Copiar mis cambios (o Copiar mis notas para la cualificación) para conservar su texto.
2. Haga clic en Retomar la versión actualizada y confirme con Retomar: Cuevr carga la última versión.
3. Vuelva a pegar lo que desee conservar.

Las demás secciones siguen guardándose mientras tanto. Si ha cambiado el documento entero, Cuevr muestra «El documento se ha actualizado. Recarga antes de continuar.» con Recargar. Si un colega elimina una sección, Cuevr se lo indica y la retira de su pantalla.

Su texto sin guardar se conserva durante un tiempo en su dispositivo. La pantalla Borradores locales aparece si existen: Exportar para recuperar un borrador, Descartar para borrarlo.

Si el responsable le retira el acceso mientras escribe, Cuevr detiene el guardado y muestra «Se retiró tu acceso a esta propuesta. Tus borradores locales siguen disponibles abajo.». Copie o exporte lo que desee conservar.

Consultar la suscripción

En Administración › Organización, la tarjeta Suscripción presenta el plan, los asientos, el precio por asiento, el precio total, el periodo en curso, la próxima facturación, los créditos Cuevr AI utilizados sobre los incluidos, y la última factura con Descargar factura. El botón Gestionar mi suscripción abre el portal de pago, donde se realizan las operaciones sobre la suscripción (medio de pago, datos de facturación, cancelación). Un miembro ve los asientos y lee «Solo el responsable de tu espacio puede gestionar la suscripción.».

Durante la prueba, o para elegir un plan, la página de suscripción se abre desde los avisos (Elegir mi plan): plan anual o mensual, precio sin impuestos por usuario y por mes, botón Elegir. Pagar durante la prueba conserva los días de prueba restantes.

Una prueba sin tarjeta no tiene ni portal ni cancelación: no se registra ningún medio de pago. Los límites de creación y de envío de la prueba son distintos de los créditos Cuevr AI.

Si la suscripción se cancela, la barra lateral muestra «Suscripción cancelada: terminará el …»; Gestionar mi suscripción permite renovarla. Si falla un pago, un aviso se lo indica: conserva el acceso a todas las funciones durante los reintentos; haga clic en Actualizar mi tarjeta.

Solo lectura tras la prueba o la suscripción

Al terminar la prueba sin suscripción, o al terminar una suscripción de pago, Cuevr pasa a solo lectura. Un aviso naranja lo indica en la parte superior de cada página: «Solo lectura: tus propuestas y su seguimiento siguen visibles, y tus clientes siguen abriéndolas.».

Lo que sigue siendo posible: consultar sus propuestas, su seguimiento, su base y su marca; sus clientes siguen abriendo y firmando los enlaces enviados; llevarse sus datos (Llevarme mis datos); retirar a un miembro o una invitación; modificar su perfil; eliminar la organización; elegir un plan.

Lo que queda cerrado: crear o modificar propuestas, plantillas o la base, lanzar las funciones de Cuevr AI, modificar la marca, invitar o acoger a nuevos miembros. Los botones afectados aparecen atenuados y explican el motivo; un intento abre la ventana Cuevr está en solo lectura.

Tras el fin de una suscripción de pago, el aviso y la página de suscripción muestran también la fecha en que se eliminará el espacio, pruebas de firma incluidas; el propietario y los administradores reciben un aviso por correo antes de esa fecha. Hasta entonces, el propietario o un administrador puede hacer clic en Llevarme mis datos para preparar un archivo, o en Elegir mi plan para volver a suscribirse: una nueva suscripción cancela la eliminación. Sus facturas se conservan.

Un miembro lee «Para modificarlas, el responsable de tu espacio puede reactivar la suscripción.».

Entender y seguir sus créditos Cuevr AI

Las funciones de Cuevr AI (redacción, análisis, lectura de documentos) se pagan con créditos Cuevr AI. Un crédito no equivale a un número fijo de propuestas: el gasto depende de la cantidad de contenido que Cuevr lee y redacta. La modificación manual de sus documentos y la firma nunca se cuentan. Los créditos están compartidos a nivel de la organización.

1. Abra la tarjeta Créditos Cuevr AI, en Administración › Organización o en la página de suscripción.
2. Lea los Créditos Cuevr AI restantes de la organización sobre el límite del periodo, y la fecha de recarga (Próxima recarga el …). Durante la prueba, la tarjeta indica Para toda la prueba, sin recarga.
3. El propietario y los administradores también ven el Consumo por miembro, periodo en curso, en dos columnas: Usados y En curso. Esta tabla ayuda a entender el consumo del equipo; no hay cuota individual.
4. El saldo mostrado tiene en cuenta las operaciones en curso.

Asignación. La oferta incluye 1500 créditos Cuevr AI por usuario y por mes, compartidos en la organización. Consulte el límite mostrado para su organización. Los créditos se recargan cada mes, también con una suscripción anual; los créditos no utilizados no se acumulan. Durante la prueba, la organización dispone de créditos para toda la duración de la prueba, sin recarga. Los límites de creación y de envío de la prueba son distintos de los créditos Cuevr AI.

Entender las alertas y el bloqueo de los créditos

Cuando los créditos se agotan, el botón Ver mis créditos sustituye a Reintentar y le lleva al saldo y a la fecha de recarga. El editor, las plantillas y la firma siguen siendo utilizables. Una operación puede ser rechazada si el saldo restante es insuficiente para llevarla a buen término. Evite lanzar varias operaciones en paralelo.

Lo que consume créditos Cuevr AI más rápido

Las operaciones que hacen leer o redactar mucho contenido consumen más créditos: hacer redactar una propuesta completa, importar documentos largos o un expediente de licitación, analizar o volver a analizar, crear a partir de una plantilla que contiene indicaciones por completar. Para ahorrar créditos: corrija el plan antes de lanzar la redacción, agrupe sus correcciones antes de volver a analizar, reutilice los contenidos fijos de sus plantillas.

Gestos que no consumen créditos: escribir, corregir y dar formato usted mismo; mover usted mismo una parte; elegir un componente fijo sin indicación por completar; aplicar con Aceptar una sugerencia ya propuesta; aplicar Mover en una recomendación disponible; confirmar un valor o responder a una pregunta del plan, sin pedir después una nueva redacción; firmar. El análisis que produjo una recomendación, y un nuevo análisis posterior, consumen créditos.

Ejemplo. Si una sugerencia es casi correcta, retoque su campo y después haga clic en Aceptar. Volver a lanzar una generación o un análisis para obtener la misma corrección vuelve a consumir créditos.

Exportar los datos de la organización

1. Abra Administración › Organización, tarjeta Llevarme mis datos, con un rol de propietario o de administrador.
2. Haga clic en Preparar mi archivo. Puede salir de la página: la preparación continúa. Solo se prepara un archivo a la vez por organización.
3. Cuando esté listo, haga clic en Descargar.

Contenido: un archivo .zip con la base de conocimientos en texto, el índice de todas sus propuestas (nombre, cliente, estado, fechas), los requisitos validados de sus licitaciones, sus elementos de respuesta y cada prueba de firma (archivo JSON y PDF firmado). Las plantillas y las páginas completas de las propuestas no están incluidas: el archivo no es una copia de seguridad restaurable de toda la organización. Los nombres de las carpetas siguen el idioma de su interfaz.

El archivo se conserva 7 días; el enlace de descarga es válido durante 15 minutos (cada clic en Descargar crea uno nuevo). La exportación sigue disponible cuando la organización está en solo lectura.

Eliminar una organización

La eliminación se realiza en Administración › Organización, Zona de peligro, Eliminar Organización. Está reservada al propietario y es imposible mientras haya una suscripción activa o una prueba con tarjeta en curso: cancele primero la suscripción.

1. Lea la advertencia: la eliminación es definitiva.
2. Si la organización tiene propuestas firmadas, el paso Llévate tus pruebas las enumera con su expediente firmado en PDF y le propone preparar el archivo. Después, haga clic en Tengo mis pruebas, continuar.
3. Escriba el nombre de la organización y haga clic en Eliminar definitivamente.

Se eliminan todas las propuestas, plantillas, bases de conocimientos, archivos y expedientes de prueba de la organización. Su sesión en esta organización se cierra.

Modificar su perfil y su idioma

Abra Información personal desde el menú de su tarjeta, en la parte inferior de la barra lateral. Puede modificar Nombre, Apellido, Puesto, Número de teléfono, Correo de contacto y la foto. El teléfono se valida y se normaliza en formato internacional. La foto admite PNG, JPEG, WebP, AVIF o SVG, hasta 5 MB. Haga clic en Guardar.

El Correo de la cuenta, utilizado para iniciar sesión, es de solo lectura en la aplicación; para cambiarlo hay que acudir a soporte. Es distinto del correo de contacto, que se muestra a sus clientes potenciales en sus propuestas.

Elija el idioma de la interfaz entre francés, inglés y español, en el mismo menú. La elección se guarda en la cuenta y también sirve para los correos de su cuenta. El idioma de una propuesta y el de una plantilla son datos distintos: cambiar el idioma de la interfaz no traduce su contenido.

Gestionar su contraseña y sus sesiones

En Seguridad, indique la Contraseña actual, la Nueva contraseña (al menos ocho caracteres) y su confirmación, y haga clic en Actualizar la contraseña. Sus otros dispositivos se desconectan entonces. Cerrar mis otras sesiones cierra todas sus conexiones excepto la que está utilizando: útil tras la pérdida de un dispositivo o en un ordenador compartido.

Si ya no puede iniciar sesión, utilice ¿Olvidaste tu contraseña? en la pantalla de inicio de sesión y después el enlace recibido por correo. Cerrar sesión se encuentra en el menú de su tarjeta.

Solicitar la eliminación de la cuenta

La tarjeta Eliminación de la cuenta se encuentra en Información personal y en la pantalla Seleccionar una Organización. Haga clic en Solicitar eliminación y confirme. La eliminación se aplaza 30 días: durante ese plazo, basta con volver a iniciar sesión para cancelarla. La solicitud es imposible mientras sea propietario de una organización con una suscripción activa.

La eliminación de la cuenta y la de una organización son dos acciones distintas. Compruebe el objeto de la solicitud y las organizaciones afectadas antes de confirmar.

Encontrar ayuda

En la sección Ayuda de la barra lateral, abra Cómo empezar para la lista de inicio y las guías, o Soporte para contactar con la asistencia. En la página Soporte, El asistente responde de inmediato en la burbuja situada abajo a la derecha de la pantalla; para un problema que revisar, Crear un ticket: el equipo le responde por correo.

Administrar desde un teléfono

Administración sigue siendo utilizable en un teléfono: miembros, roles, invitaciones, suscripción y créditos siguen siendo legibles, y cada menú ⋯ sigue siendo accesible. En el teléfono, una propuesta se lee; su redacción se hace en un ordenador. Colaborar se encuentra entonces en el menú ⋯ de la propuesta.