Piloter son activité et traiter les alertes

Lire Mon activité

Ouvrez le Tableau de bord. L’onglet Mon activité porte sur les propositions dont vous êtes propriétaire ou collaborateur. La pastille du Tableau de bord, dans la barre latérale, compte les dossiers que vous n’avez pas encore vus.

• À faire aujourd’hui regroupe les dossiers qui demandent votre attention, un dossier par ligne, avec son signal, sa valeur quand elle est connue et une action principale. Le compteur porte sur les dossiers, pas sur la somme de tous les signaux ; les autres signaux d’un dossier se déplient sous sa ligne. Quatre dossiers sont visibles au départ ; utilisez Tout voir pour consulter la suite. Ordre de la liste classe les dossiers par Priorité ou par Valeur.
• Dernières activités significatives rapporte les faits récents, du plus récent au plus ancien. La pastille Nouveau signale ce qui est arrivé depuis votre précédente ouverture du tableau de bord ; à votre toute première visite, aucune activité ne la porte.
• Ma performance résume la valeur de vos dossiers et vos indicateurs sur la période choisie.
• Reprendre propose vos deux propositions en cours de préparation les plus récemment modifiées.

Les tâches sont classées en Aujourd’hui, En retard et À suivre. Les dossiers non lus passent en premier.

La liste complète des signaux

Le tableau de bord signale les faits récents et les dossiers qui demandent une action.

• Signée : un prospect a signé. Ouvrez la preuve de signature, puis vérifiez l’issue du dossier.
• Signature ouverte : le prospect a ouvert le formulaire de signature. Consultez le suivi.
• Options du devis : un lecteur a modifié les options retenues du devis ; l’écart de valeur est indiqué. Consultez le suivi.
• Refus reçu : le prospect a décliné. Lisez son motif, puis décidez de la suite.
• Repartagée : la proposition a été transmise à d’autres personnes.
• Reprise forte : un prospect qui avait cessé de lire reprend sa lecture avec intensité. Ce n’est pas une probabilité d’achat.
• Dossier sans suite réveillé : un dossier que vous aviez clôturé sans suite est de nouveau lu. Vous pouvez le rouvrir.
• Première consultation : le prospect a ouvert la proposition pour la première fois.
• Nouveaux lecteurs : de nouvelles personnes ont ouvert la proposition. Elles sont nommées lorsque leur e-mail est connu.
• Consultations répétées : un lecteur revient lire la proposition. Consultez les sections regardées.
• Inactive : plus aucune lecture depuis un certain temps. Préparez une relance ou clôturez sans suite.
• Jamais ouverte : la proposition n’a pas été ouverte depuis sa publication. Vérifiez les destinataires.
• À clôturer : le dossier n’a pas d’issue depuis longtemps. Renseignez gagné, refusé ou sans suite.

Marquer comme vu ou rappeler plus tard

1. Ouvrez le menu … d’une proposition dans la liste.
2. Choisissez Marquer comme vu pour marquer les signaux de ce dossier comme vus. Le dossier passe après les non lus, mais la tâche n’est pas résolue. Un nouveau signal peut le faire revenir parmi les non lus.
3. Choisissez Rappeler plus tard, puis Dans 1 jour, Dans 3 jours ou Dans 7 jours, pour le sortir temporairement des tâches et points d’attention. Les signaux ne sont pas effacés : ils reviennent à l’échéance.
4. Pour traiter réellement le dossier, effectuez l’action attendue : vérifier une lecture, partager, renseigner une issue ou rouvrir un dossier.

L’état vu ou rappelé plus tard est propre à chaque membre.

Renseigner une issue commerciale

Les trois issues sont Gagné, Refusé et Sans suite. Une signature et une issue sont deux informations distinctes : un contrat signé ailleurs se déclare gagné, et une signature recueillie dans Cuevr fait passer le dossier en gagné.

Depuis le menu …, ou depuis l’étape Signature de la proposition, choisissez Clôturer ce dossier, puis renseignez l’issue, la Date de l’issue (sauf pour Sans suite, qui ne se date pas) et, si vous le souhaitez, un Motif (facultatif), visible de vous seul. En cas de refus du prospect, le motif peut être prérempli et reste modifiable. Un refus reçu ne clôture pas automatiquement le dossier. Clôturer ne dépublie pas la proposition. Sur un dossier sans suite qui reprend de l’activité, utilisez Rouvrir le dossier après avoir vérifié les nouvelles lectures.

Le bouton principal d’un signal conduit à sa preuve : Voir le suivi pour le comportement de lecture, Voir la signature pour une signature, Lire le refus pour un refus, Ouvrir le partage pour une proposition inactive ou jamais ouverte. Les décisions de clôture restent dans le menu du dossier.

Suivre la valeur des dossiers

Chaque proposition a une valeur, en montant hors taxe. Cuevr la calcule à chaque publication à partir du devis publié, sans les options non retenues. Une offre récurrente sans durée d’engagement est marquée estimée sur 12 mois.

Dans l’étape Signature, la carte Valeur du dossier vous permet de Saisir la valeur vous-même. Un montant saisi n’est pas remplacé par une nouvelle publication. S’il diffère du devis publié, la mention écart au devis apparaît : choisissez Reprendre le devis pour revenir au montant du devis, ou Garder pour conserver le vôtre. À la signature, la valeur est figée avec les options retenues par le client ; vous pouvez encore Corriger le montant déclaré.

Sur le tableau de bord, chaque dossier affiche sa valeur. Pipeline ouvert additionne la valeur des propositions envoyées sans issue, Signé ce mois-ci celle des dossiers signés ou gagnés pendant le mois en cours. Les montants de devises différentes restent séparés.

Utiliser la vue Équipe

L’onglet Équipe est réservé au propriétaire et aux administrateurs. Il comporte quatre parties :

• Pipeline équipe : les dossiers en cours par étape (Qualification, Proposition, Clôture), avec leur ancienneté et ceux en retard, puis les issues de la période ;
• Performance collective : la valeur et les indicateurs de toute l’équipe ;
• Points d’attention équipe : les signaux qui demandent l’attention d’un responsable (signatures, refus, dossiers inactifs, jamais ouverts ou à clôturer), avec le nom du commercial. Utilisez Filtrer par commercial pour n’en voir qu’un ;
• Par commercial : les chiffres de chaque membre, triables par colonne. Un clic sur une ligne filtre les points d’attention sur ce commercial.

Les demandes de Modèles à valider sont présentées séparément, avec accès aux modèles. Ce bloc ne dépend pas du filtre commercial.

Comprendre les indicateurs de performance

La période par défaut couvre les 30 derniers jours. Vous pouvez choisir Mois en cours, Trimestre en cours, Depuis le début de l’année, 12 derniers mois ou Période personnalisée. La même sélection s’applique aux vues personnelle et équipe, avec comparaison à une période antérieure.

Sans assez de données, un indicateur est absent plutôt qu’à zéro.

Attention aux lectures internes : vos propres ouvertures par un lien public, sans être connecté à Cuevr, peuvent être comptées : vérifiez le contexte avant d’en tirer une conclusion.